廖金:如何把你的电脑变成生产力工具?

【感谢】感谢朋友们的厚爱,昨天的文章获得了近百元的赞赏,有你们的鼓励是我坚持下去的重要理由,这些赞赏我会分一部分送到更需要的人那里去 ,当然为了纪念这个小小的开始,我决定购买一把机械键盘,更好的输出文字,也作为对自己的一个小小的鼓励。

一、一个比工具更为深刻的命题:能量+运用+跨界=更大的成就。

今天我们要来谈一下关于与我们工作息息相关的一个工具:PC电脑。我们这代人伴着个人电脑的飞速发展,相信每个人对它都不陌生,·所以高手可以绕道了,今天讲的技术问题都是比较基础 ,不过我们试图通过一系列基础的技术问题,来揭示一个更为深刻的命题:能量+运用+跨界=更大的成就。

让我们还是回到把电脑变为生产力工具的这个话题上,首先我们看硬件系统

二、什么是符合要求的硬件配置

很多公司在给员工配备电脑或者笔记本的时候往往考虑得最多的是成本,什么性质的岗位应该用什么样性能的电脑,而在采购的时候,往往就选择了最为经济实惠性能刚刚够用的配置。殊不知,这样做的结果是关键的时刻总会出现掉链子的状况,这就是所谓的墨菲定律。

我想许多人都有系统崩溃重要文件丢失的情况,就如我大四写毕业论文时一样,写到最后一段时电脑发生故障,C盘被破坏,而悲催的是,我的论文就在桌面上。几万字的论文得从头一个字一个字的敲,那酸爽可想而知。

我最佩服的IBM公司定下来的规则,以前有一个同学为IBM做外包服务,他说IBM的员工手册中有两条印象极为深刻,一是每个人出差只允许打车,不允许坐公交地铁,二是为每个员工配置电脑时都会选择当时性能较好的机器。两条守则共同的目的就是安全和效率,同时也看出IBM对员工时间的极其珍视。

所以我们在为自己配置硬件的时候,根据自己的条件,尽量选择性能更加出色的配置,因为你要用它来完成未来一段时间的任务,而不是之前 的任务。这样最大的好处就是减少了等待的时间,就连开机都要2-3分钟的电脑,恐怕你刚刚想好的点子,就在你开机的过程中忘记得一干二净了。

关于显示器第一条就是舒服,因为你要盯着它很长时间,尽量一开始就保护你的眼睛吧,许多人是无法把滴眼药水和采购舒适的屏幕联系起来的,我们要从源头就开始缓解这个问题。

关于键盘鼠标,我们要像电子游戏专业玩家那样追求趁手的“兵器”,这些都是保卫时间和心情的好工具。所以一般我都是建议自带键鼠去上班。

三、操作系统

说完了硬件,我们再来说说操作系统,首先我不是果粉,对苹果系统其实没有什么强烈的热爱,对于工作效率来讲,苹果系统最大的好处就是稳定,而且很早就闭环生态化了。对于纯文字工作者来说,苹果也是一个好的选择,毕竟它就像汽车里面的自动档轿车。

而我也是个闲不住的人,从WIN98开始,几乎在自己的电脑上测试过DOS、WIN98、WIN2000、VISTA、XP、WIN7、WIN8、WIN10以及各种服务器版本,还有LINUX系统,各个系统的好坏不去评说了,目前发现最合适的选择还是WIN7,这暗合我自己琢磨出来的一个理论,所有的产品,如果不想花太多时间去甄别,买主流的就没错,太新BUG频出,太旧各种不兼容。

当接手一台电脑的时候,我觉得360有一个很好的工具,就是系统重装(如果想用,可以自行百度,我们这只出地图,路得自己走)。重装完之后,记得备份,然后再开始安装一系列的软件,安装哪些软件可以带来基本的生产力,我们后面再说,先把系统安全讲完。

四、电脑的安全策略

一方面是防黑,这个有很多杀毒软件都免费提供这些功能了,坊间传闻黑客最喜欢的是三样东西,一是获得你的计算力,二是获得你的隐私内容,三是纯粹搞破坏。现在计算机的运算能力早已今非昔比,计算力已经非常廉价就可以获得,而纯粹搞破坏这种意气用事的行为,早在CIH时代的黑客们就有了深刻的反省,这种损人不利己的行为,早也被黑客们抛弃了。

因此如今的防黑,重点是保护自己的隐私,举例说明 ,大数据时代,只要两三个大平台互相兼并然后交换一下数据,我们都是透明的,你的电话住址身份证,你经常买的东西,你的家人朋友关系,在互联网时代,我们都如皇帝的新衣里的那个皇帝一样,自以为还穿着最华美的衣服。顺便提一句,别做坏事,伸手必被捉,只是有没有捉你的必要罢了。

第二个方面,是保护自己的数据文档。这个更有意义,数据丢失一般有几种情况,一是误删,二是系统崩溃,三是主文件丢失,却没有更新备份。

要想避免这种情况发生,首先要学会设置各种软件的自动保存功能,如WORD可以设置每隔几分钟保存一次,国产办公软件WPS还提供了一个文档的云空间功能,本地文档编辑保存后,自动同步到云空间中。

然后要注意机密文档的加密,曾经有一个同事就是因为泄露了公司的薪资档案,虽然不是他有意而为,但还是被公司严肃处理了。

第三便是对重要的文件操作之前一定要慎重,我自己便有血的教训,十多年前在一个小的影楼里面负责照片原文档的处理,有一批客户的照片共有100多份,而我好新鲜,尝试了一个硬盘分区合并的功能,结果两个分区都丢失,100多个客户,摄影师几个星期的心血,就被我这样鼠标乱点几下而消失了,老板当时说,恨不得扇我几个耳光,最后是一个叫分区医生的软件拯救了我,及时恢复找回了照片,想想都是后怕。

五、生产力工具

以上四点,其实讲得都是一个生产力工具电脑的基础环境,接下来我们还要安装一些真正能产出的效能软件。一切的工具要发挥作用,有一个更重要的要素,我们的目标,也就是我们要完成的任务。

1、脑图软件。在此感谢英国前辈托尼布赞先生发明的脑图,以及感谢他为推广这个理论和工具所花费的半生心血。这里请允许我为他做个广告,他的公司开发的脑图软件也确实比较好用,Mindjet系列。现在网上有大量的脑图软件可供你使用,还有一些免费的在线软件。我在这里仍然提出我的观点,任何一个工具,就像武功招式一样,都有与之相匹配的“心法”,掌握工具的原理将使你事半功倍。在使用脑图软件之前,我的习惯是先用铅笔在白纸画一遍,脑图软件的功能更多的是记录和整理思考的结果。

2、办公软件,首推WPS,OFFICE系列已经太臃肿了,况且如果不是用微软的surface,软件的授权费用也是高得吓人,当然我们不鼓励盗版。如果你的工作需要用到表格工具,那请多多使用百度各种批量操作的命令,会使你节约大量的时间。

3、时间管理软件,对自己进行时间能提高生产效率是一个共识,特别是番茄时间管理法这些年深入人心,网上一搜索也是一大把的收费和免费软件,挑一个自己喜欢的即可,如果你实在不愿意花时间搜索,那我推荐一个我自己使用的时间管理软件:番茄盒子,出门百度,应该马上就能找到。

4、浏览器。这是一个重中之重。因为我们大部分的信息获取以及大量的时间消耗都放在了浏览器上面。关于浏览器,我想提三个点,一个是搜索引擎的设置,目前中文市场上,还是百度的搜索精度更加准确,而浏览器大多被各种流氓软件插件绑定成了其它的搜索引擎。二个是用好浏览器的在线收藏夹功能,把有用、常用的链接分门别类,有些浏览器还可以保存密码,这样我们在互联网上冲浪时,就可以避免大量的登录时间花费,还建议可以用QQ授权登录,这样只要打开QQ就可以登录大部分的平台,也可以节约时间。第三,设置广告弹窗过滤功能,广告不是不好,互联网广告丰富了网站内容,也提供了我们免费使用互联网服务的机会,但是广告弹窗太多,就会中断我们的工作思路。我们为了增加自己的生产力,核心就是让时间能用在完成我们的目标上。

关于浏览器,还有一个技巧,将我们行业中的重点信息来源存在一个收藏夹中,定期访问一下这些网站,你就能快速了解行业中发生的事情,而不需要时时刻刻都去看新闻,而一不小心又掉进了八卦的陷井中。

六、桌面管理和工作文件夹的整理

电脑桌面是一个很形象的比喻,通常看一个人使用电脑的效率如何,只要看一眼他的桌面就可以知道,试想一下,满屏的文件,找起来将会是多么痛苦的事情,因此首先要对自己的桌面进行大清扫,我们通常认为非常重要的文件,会放到桌面上,但实际上使用的次数少之又少。可以做一个实验,把桌面的文件,统一放到一个文件夹中,当需要用到哪个文件就拿出来放到桌面上,过一个星期后你会发现,实际上真正经常需要用到的文件恐怕十个手指头都能数得清。

更重要的一点是工作文件夹的建立,通常的做法是在非系统盘的空间较大的盘中建立一个工作文件夹,这个文件夹可以分为几个子文件夹,如客户信息、公司常用信息、参考数据、领导交待任务、核心任务、工作计划之类,让自己习惯按工作文件夹的方式整理资料,很快就会井井有条了。

七、总结

在刘慈欣的著名小说《三体》中描述了一个宏大的宇宙场景下,地球人与三体人之间的生死博弈,看过小说的人恐怕都很难忘记第一次被这种恢宏想象所带来的震撼,的确,当代人类的使命也许就是为后代拓展知识的边疆,既然我们已经将目光投向了无垠的外太空,总要有人为此作好准备,万一真有无数的高级智慧生命,那未来就是整体人类在宇宙这个尺度参与竞争,那么,哪怕我们所做的事情,只是帮助到了一个人提高时间的运用效率,我们也增加了人类总体时间的产出,这不也是一件值得高兴的事情吗。

我坚信一条,一定有比我聪明又比我有爱心的人找到了更好的办法,并将这个办法公布出来了,而我所要做的就是找到这些成功的方法,或者说工具地图展现给你,也欢迎你加入我们的队列,为更多人寻找更好的工具,如果你正在解决的问题,没有找到好的工具,那么恭喜你,你也许即将成为拓展人类认知的边疆的功臣呢。

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